5 Dicas para implementação de um Software de Gestão

O momento da implementação de um software de gestão é um passo muito importante para uma empresa, tendo um impacto direto nas suas rotinas e processos. 

Escolher o software de gestão ideal para seu negócio é o primeiro fator de sucesso, no entanto de pouco irá valer se não existir uma estratégia de implementação adequada.

Mais importante do que escolher o software certo, é conseguir que a sua implementação seja o mais suave e organizada possivel.  Mesmo que a sua empresa já tenha iniciado um processo de implementação, existe uma grande probabilidade de que este possa ser melhorado.

Dito isto, passamos às dicas que vão contribuir para uma melhor implementação de software de gestão.

Implementação Software de Gestão

1. Defina as métricas de sucesso para o processo

Um dos principais objetivos da implementação de um software de gestão é o aumento da produtividade. Talvez seja mais simples começarmos por aí.

Vamos pensar em conjunto, quais os pontos que procura melhorar com esta implementação? Quais os resultados que procura obter?

Estas são as questões que deve colocar a si mesmo para definir os objetivos e kpis que definem o sucesso ou insucesso desta implementação. Quanto mais específico conseguir ser, melhor.

Após concluída a implementação e ultrapassado o período de adaptação, pode começar a medir os pontos que definem o sucesso deste processo. Por exemplo, ao ter implementado um módulo de CRM pode comprar a taxa de retenção de clientes e verificar se esta subiu para o nível expectável. Pode medir outros fatores como a satisfação do cliente, o serviço após venda ou outros dados que sejam mais adequados à realidade do seu negócio.

É muito importante ter metas a atingir para que seja possível medir o retorno do investimento feito no software de gestão.

2. Garanta compatibilidade entre sistemas

Se está a fazer a transição entre softwares de gestão ou utiliza softwares que irão integrar com o seu software de gestão, é essencial garantir a compatibilidade entre eles. 

No caso de estar em processo de transição é crucial que a informação do software atual consiga transitar para o novo software. Assim o processo será muito mais simples e transparente.

Caso utilize outros softwares complementares é essencial que eles sejam compatíveis com o software de gestão que está a implementar. Assim terá toda a informação centralizada num só local, tornando o a gestão mais simples e célere. Trabalhar com diferentes sistemas sem ligação contribui para um aumentando da margem de erro e das perdas de tempo.

3. Dê tempo de adaptação aos utilizadores

Muitas empresas negligenciam a fase de adaptação. É importante compreender que a implementação de um software de gestão leva a uma alteração de rotinas e processos.

Costuma-se dizer que o ser humano é um “ser de hábitos”. Esta expressão não poderia estar mais correta.

Após concluído o processo de implementação, é importante dar o tempo necessário para a criação de novos hábitos de trabalho. A simples mudança de ambiente gráfico de um novo software de gestão, pode levar a que seja necessário um período de adaptação. Este período pode variar entre os diferentes utilizadores, pelo que deve ser flexível nos prazos estipulados para esta fase do processo.

Apressar este processo pode levar a um aumento dos níveis de stress na sua equipa, uma diminuição de produtividade abrupta e aumento das margens de erro. Já diz o ditado “depressa e bem há pouco quem”.

4. Personalize, mas com conta peso e medida

Como sabe, os softwares de gestão são, na sua maioria, totalmente personalizáveis. No entanto, não deve na fase inicial avançar com todas as personalizações que tem em mente. Isto por dois motivos principais:

  1. Vai tornar o processo de implementação mais demorado;
  2. Vai aumentar as dificuldades de adaptação da sua equipa.
 
Muitas das funcionalidades base do software que escolheu já se adaptam à realidade do seu negócio e permitem que os utilizadores se habituem ao novo sistema. Apenas após existir uma adaptação consolidada deve ponderar implementar novas funcionalidades e personalizações. Isto não quer dizer que não possa fazer algumas delas na fase inicial de implementação, mas é aconselhável que não exagere nas personalizações nesta fase para que o processo flua de forma mais “natural”.

5. Não negligencie a comunicação

Uma boa implementação de software de gestão depende muito da comunicação entre os vários intervenientes.

É essencial que existam canais de comunicação internos e externos. Por outras palavras, entre a empresa, os seus colaboradores e o fornecedor. Este triângulo de comunicação irá contribuir para uma melhor implementação, detetando possíveis falhas e melhorias ao longo do percurso.

A partilha de diferentes visões durante este processo, pode contribuir para a implementação da “solução perfeita”.

A implementação de um software de gestão é um investimento e não um custo!

Está na hora de deixar de olhar para este processo como um custo para a sua empresa. Na realidade, um dos objetivos principais da implementação de um software de gestão, é aumentar a rentabilidade do seu negócio. Mas desengane-se se acha que isto acontece em dois dias. Como já referimos, isto é um processo que não termina após a implementação. É necessário tempo de adaptação e possivelmente algumas melhorias ao longo do percurso. Mas acredite que a medio/longo prazo os resultados irão mostrar-lhe o quão importante esta mudança foi para o seu negócio.

Se procura um parceiro para ajudar a sua empresa a encontrar o software certo e a efetuar uma implementação de sucesso, fale connosco!

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